Γενικοί κανόνες

Δίνετε στο Word εντολές σχετικές με το αποτέλεσμα που θέλετε να επιτύχετε και όχι το μέσο που θέλετε να χρησιμοποιηθεί. Έτσι για παράδειγμα μην αριθμείτε παραγράφους με το χέρι, αλλά χρησιμοποιήστε την εντολή για αυτόματη αρίθμηση παραγράφων: Format - Bullets and Numbering. Ο κανόνας αυτός διασφαλίζει ότι μεταβολές στη μορφή του κειμένου (π.χ. αλλαγές γραμματοσειρών ή μεγέθους σελίδας) καθώς και προσθήκες κειμένου, πινάκων και σχεδίων μπορούν να γίνονται εύκολα και χωρίς να επηρεάζουν αρνητικά τη μορφή της εκτύπωσης.
Να αλλάζετε τις γραμματοσειρές και τη μορφή των παραγράφων από την επιλογή Format - Styles - Modify - Format και όχι με τις εντολές Format - Font και Format - Paragraph. Μόνο ακολουθώντας σχολαστικά τον κανόνα αυτό θα έχετε πάντα ένα ομοιογενώς στοιχειοθετημένο κείμενο.
Τονίζετε λέξεις με τη χρήση πλαγίων χαρακτήρων. Μη χρησιμοποιείτε ΚΕΦΑΛΑΙΑ και μην υπογραμμίζετε λέξεις.
Στοιχειοθετείτε παραδείγματα εντολών, αποτελέσματα που τυπώνονται από τον υπολογιστή καθώς και κώδικα με τη γραμματοσειρά Courier. Εξαίρεση στον κανόνα αυτό είναι στοιχεία τα οποία είναι στοιχειοθετημένα με καλύτερο τρόπο από κάποιο εργαλείο (π.χ. vgrind).
Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο Enter μόνο για να δηλώσετε το τέλος μιας παραγράφου. Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η προσθήκη κενών ανάμεσα σε παραγράφους και η ρύθμιση του σημείου που χωρίζονται οι σελίδες, αντιβαίνουν τον κανόνα 2. Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αντίστοιχο αποτέλεσμα είναι η Format - Paragraph - Indents and Spacing - Spacing και η Format - Paragraph - Text Flow.
Χρησιμοποιείτε το πλήκτρο του κενού (space) μόνο για να χωρίζετε λέξεις και προτάσεις μεταξύ τους. Όλες οι άλλες χρήσεις του, όπως η στοίχιση στηλών και η δημιουργία ειδικής στοίχισης σε παραγράφους, αντιβαίνουν τον κανόνα 2. Εντολές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επιτύχετε αντίστοιχο αποτέλεσμα είναι οι Table, Format - Paragraph - Indents and Spacing - Indentation, και Format - Columns.
Αποφεύγετε τη χρήση πολλών θαυμαστικών ("Μην το ξεχάσετε!!!!") εκτός αν δουλεύετε για τον Walt Disney. Μην ακολουθείτε το θαυμαστικό ή άλλα σημεία στίξης από τελεία.
Πάντα να ελέγχετε την ορθογραφία του κειμένου τόσο με τον ορθογραφικό διορθωτή του Word όσο και με μια προσεκτική ανάγνωση της εκτύπωσης.
Όταν αντιγράφετε κείμενο από έγγραφα άγνωστης προέλευσης ή άλλων προγραμμάτων να πραγματοποιείτε την επικόλληση (paste) με την εντολή Edit - Paste Special - Unformatted Text για να αποφύγετε την εισαγωγή στο κείμενό σας ασχέτων εντολών στοιχειοθέτησης.
Σε κείμενα μεγαλύτερα από δέκα σελίδες να περιλαμβάνετε πίνακα περιεχομένων με την εντολή Insert - Index and Tables - Table of Contents.
Να αποθηκεύετε το κείμενό σας σε μορφή Word 6 / Word 7 για να μπορεί να διαβάζεται από τις περισσότερες εκδόσεις του Word.
Να αποφεύγετε την επικόλληση αντικειμένων (π.χ. Excel Worksheet) μέσα στο κείμενό σας αν αυτό δεν είναι απολύτως απαραίτητο. Με την εντολή Edit - Paste Special μπορείτε να ελέγξετε τη μορφή της επικόλλησης. Με ακόμα μεγαλύτερη φειδώ να χρησιμοποιείτε τις επικολλήσεις συνδέσμων (links) Edit - Paste Special - Paste Link. Οι πιθανότητες αυτοί να συνεχίσουν να δουλεύουν όταν το έγγραφο μεταφερθεί σε άλλο υπολογιστή, ή όταν ο δικό σας υπολογιστής αναβαθμιστεί είναι λίγες.
Μην προγραμματίζετε την εκτύπωση μεγάλων κειμένων υπερβολικά κοντά σε ανελαστική προθεσμία παράδοσης τους. Κατά τη διαδικασία της τελικής εκτύπωσης αναπόφευκτα θα προκύψουν λόγοι που θα σας καθυστερήσουν.